Por que preciso de uma equipe de planejamento de licitações centralizada?

O maior problema do planejamento das licitações não está relacionado com os servidores em si, mas na forma como eles estão dispostos na estrutura organizacional dos Entes Federativos. Uma boa estrutura administrativa é o início para o sucesso de qualquer setor, e em se tratando de fase preparatória das licitações, torna-se essencial.

A estrutura organizacional mais comum, pelo menos nos poderes executivos municipais, é a descentralizada. Neste modelo, a Unidade Requisitante é responsável pela formalização da demanda, pelos estudos técnicos preliminares, pesquisa de preços, termo de referência e, feito isso, demanda o processo para a Comissão de Licitação dar o devido prosseguimento.

Por outro lado, a estrutura menos comum é a centralizada. Neste modelo, um setor de planejamento de licitações é criado dentro da estrutura organizacional da Secretaria de Administração ou equivalente, com servidores responsáveis pela elaboração de pesquisa de preços, estudos técnicos preliminares, termo de referência e edital de licitação.

O fluxo do processo administrativo neste modelo funciona da seguinte maneira: a Unidade requisitante elabora o Documento de Formalização da Demanda (DFD) e encaminha para a Unidade responsável pela confecção do Plano Anual de Contratações (PCA), se houver.

Após materializado este plano, o mesmo é enviado, junto com os DFDs, para a equipe de planejamento de licitações, que ficará responsável por demandar, conforme o plano instituído, as licitações do Ente Federativo, entregando toda a fase preparatória pronta, para a Comissão de Licitação dar prosseguimento. Caso não haja um Plano Anual de Contratações, o que é um erro, suprime-se esta etapa, dando-se prosseguimento aos processos a partir dos Documentos de Formalização da Demanda.

Com base na exposição destes dois modelos, apesar do segundo ser o menos utilizado, ele é o mais eficiente para os Entes Federativos. E o é por muitos motivos. Dos quais, os principais são:

a) Facilidade na execução padronizada dos processos licitatórios, princípio aduzido no Inciso IV, Art. 19, da Lei Federal 14.133/21:

“Instituir, com auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno, modelos de minutas de editais, de termos de referência, de contratos padronizados e de outros documentos, admitida a adoção das minutas do Poder Executivo federal por todos os entes federativos. “

A centralização do planejamento das licitações através de uma equipe fixa e estruturada, debaixo de comando único, facilitará na execução da padronização não apenas das peças licitatórias, mas também nos moldes de preenchimento das mesmas;

b) Melhora substancial no fluxo dos processos licitatórios. Com a instituição do modelo centralizado, todos os processos acontecerão em um mesmo setor, debaixo da organização e autoridade de apenas um líder. Quando a comissão de licitação precisar de esclarecimentos sobre um processo, entrará em contato com apenas este líder. Quando a Procuradoria ou a Controladoria Interna precisar, também terá a mesma facilidade.

c) Diminuição nos aspectos de risco da licitação. Conforme o parágrafo único do Art. 11 da Nova Lei de Licitações, “a alta administração do órgão ou entidade é responsável pela governança das contratações e deve implementar processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios”. Com base na finalidade prática do supracitado, podemos afirmar que não existe estrutura melhor, senão a centralizada.

Diante do até aqui exposto, podemos considerar que a centralização da estrutura organizacional do planejamento das licitações é uma política interna necessária para facilitar a execução padronizada, otimizar o fluxo e mitigar os riscos das licitações e contratos administrativos.